Pedoman Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2022 Tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika

Kota Gorontalo – Pedoman Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2022 Tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika

Pedoman Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2022 Tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika

BAB I KETENTUAN UMUM

A. Latar Belakang

Penerapan tata kearsipan dinamis dilingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika dilatarbelakangi oleh beberapa pemikiran yaitu Visi Kementerian Komunikasi dan Informatika adalah Terwujudnya Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong Royong, serta dengan terwujudnya pelaksanaan tata kearsipan dinamis, diharapkan dapat meningkatkan tertib administrasi serta mendukung sistem informasi manajemen kearsipan di lingkungan Kementerian dan Komunikasi.

B. Dasar Hukum

Pedoman ini berdasar pada peraturan perundang-undangan sebagai berikut:

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2028 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152 Tahun 2009, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5952);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara;
6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 12 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Komunikasi dan Informatika (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 1120);
7. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 12 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 235);
8. Pedoman Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 03 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika;
9. Pedoman Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 04 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika;
10. Pedoman Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 03 Tahun 2019 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika; dan
11. Pedoman Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif dan Substantif di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.

C. Maksud dan Tujuan

1. Maksud penyusunan Pedoman ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada satuan kerja di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika dalam mengelola arsip dinamis mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan.
2. Tujuan penyusunan Pedoman ini adalah sebagai berikut:
   • menjadi pedoman bagi satuan kerja di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika dalam pengelolaan kearsipan;
   • menciptakan keterpaduan dan koordinasi kerja yang baik antar satuan kerja dalam kaitan pengelolaan kearsipan;
   • menghasilkan output dan outcome dari pengelolaan kearsipan yang baik dalam rangka tertib administrasi secara keseluruhan di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika;
   • menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; menjamin ketersediaan informasi arsip.
     

D. Definisi

1. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
2. Alih Media Arsip adalah kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip.
3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
6. Arsip Elektronik adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan komputer digital.
7. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
8. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
9. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
10. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11. Indeks adalah kata yang paling menonjol dalam surat yang berfungsi sebagai tanda pengenal bagi setiap dokumen/surat/arsip, juga berfungsi untuk menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
12. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
13. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
14. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip adalah ketentuan yang mengatur tingkat keamanan dan kewenangan pengaksesan arsip.
15. Kode Klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi yang menjadi tanda pengenal masalah dalam bentuk huruf dan angka serta menjadi sarana penuntun dokumen arsip di tempat penyimpanan.
16. Out Guide adalah sarana yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau sebagai pengganti folder arsip yang dipinjam.
17. Out Indicator adalah sarana yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau dipinjam dari filing cabinet.
18. Out Sheet adalah sarana yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar atau sebagai lembar pengganti arsip yang dipinjam.
19. Pemberkasan Arsip adalah kegiatan pengelompokan atau penyatuan arsip ke dalam unit informasi secara logis dan sistematis berdasarkan pada kesamaan subjek, bentuk, dan urusannya.
20. Pemindahan Arsip Inaktif adalah kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit kerja pengolah ke unit kearsipan.
21. Pemusnahan Arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan arsip baik fisik dan informasinya, yang sudah berakhir retensinya serta yang tidak memiliki nilai guna.
22. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
23. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
24. Penyelenggaran Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya.
25. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
26. Pola Klasifikasi Arsip adalah pola penyimpanan arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta hierarkis berdasarkan fungsi yang ada di Kementerian yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip secara subjek.
27. Seleksi dan Penilaian Arsip adalah kegiatan memilah dan menentukan nilai guna arsip, jangka simpan, dan nasib akhir arsip.
28. Tata Kearsipan Dinamis adalah pedoman yang mengatur tata cara penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan serta penyusutan arsip dalam format non-elektronik.
29. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya arsip yang memiliki hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
30. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
31. Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah satuan organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau tugas teknis dari organisasi induknya.
32. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

Pedoman Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2022 Tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika