PANDUAN PROSES PENGELOLA E-IJAZAH PADA SIPDAR-PQ
A. Pengaturan Tahun Ajaran
Admin Kabupaten / Kota login ke SIPDAR lalu mengakses menu e-ijazah – Set Tahun Ajaran.
Menu ini digunakan untuk melakukan setting informasi tahun ajaran. Pada menu ini Admin Kabupaten /Kota harus memasukkan informasi Tahun Ajaran, jenis kabupaten atau kota, nama jabatan penandatangan ijazah, Nama Pejabat penanda tangan ijazah, NIP pejabat serta tanggal penerbitan ijazah. Aktifitas ini hanya dilakukan jika terdapat perubahan tahun ajaran penerbitan e-Ijazah. Tahun ajaran yang telah digunakan tidak boleh dihapus karena akan mengganggu kelengkapan data e-Ijazah.
Pengisian Form Tambah Tahun Ajaran
B. Persetujuan Usulan Penerbitan e-Ijazah
Akses menu e-Ijazah – Persetujuan. Lakukan pengecekan terhadap data usulan penerbitan e-Ijazah.
Tampilan detail pengajuan penerbitan e-Ijazah
Admin dapat melakukan pengecekan kelangkapan berkas pengajuan. Jika telah lengkap dan benar maka lakukan persetujuan dengan memilih Tahun Ajaran serta Rekomendasi. Jika masih ada kekeliruan pilihlah revisi agar pengajuan tersebut dapat diperbaiki oleh pengusul. Klik Simpan Persetujuan untuk menyetujui usulan tersebut.
Pesan muncul setelah persetujuan dilakukan
Setelah disetujui sistem secara otomatis mengarahkan Admin ke tahapan penomoran ijazah. Klik OK maka tahapan selanjutnya akan diproses.
C. Penomoran e-Ijazah
Mohon perhatian.
Tahapan ini jangan dilakukan secara paralel, lakukan satu persatu sesuai pengajuan. Jika dilakukan secara
paralel mungkin akan mengganggu urutan nomor e-ijazah.
Setelah disetujui, SIPDAR secara otomatis mengarahkan Admin untuk melakukan tahapan selanjutnya, yakni penomoran e-ijazah. Nomor e-Ijazah otomatis diberikan oleh sistem sesuai dengan ketentuan juknis. Admin dapat mengecek nomor e-Ijazah yang ditampilkan, jika telah urut maka silahkan Klik Simpan Nomor e Ijazah.
Tampilan proses pemberian nomor e-Ijazah
Tampilan pesan bahwa nomor e-Ijazah telah tersimpan
Setelah tersimpan maka tahapan selanjutnya adalah proses pencetakan e-Ijazah.
Jika proses penomoran gagal, maka proses dapat diulang. Admin dapat mengakses menu e-Ijazah-Nomor Ijazah untuk melihat daftar proses penomoran e-Ijazah yang belum sukses dilakukan.
Daftar Penomoran e-Ijzah yang belum sukses dilakukan.
D. Pencetakan e-Ijazah
Usulan e-Ijazah yang telah mendapatkan nomor e-Ijazah otomatis muncul dan Admin dapat langsung melakukan proses cetak e-Ijazah.
Tampilan proses cetak e-Ijazah
menggunakan border, sedangkan tombol berwarna abu-abu untuk pencetakan tanpa border. Admin dapat memilih sesuai dengan kondisi di lokasi masing-masing.
Tampilan e-Ijazah baik yang menggunakan border maupun yang tidak disertai border.
Admin dapat melakukan pencetakan ulang dengan membuka menu e-Ijazah – Cetak Ijazah. Jika ukuran cetak ijazah terlalu besar silahkan lakukan pengaturan printer sesuai dengan jenis printer yang digunakan. e-Ijazah dapat disimpan dalam format PDF oleh Admin untuk keperluan backup ataupun lainnya.
Tampilan daftar e-Ijazah dalam tahap pencetakan
Sampai pada tahap ini, proses pengelolaan e-Ijazah telah selesai.
Terima kasih.
